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Il est temps de choisir un nouveau MIS d’impression ? 5 recommandations d’specialists

Il est temps de choisir un nouveau MIS d’impression ? 5 recommandations d’specialists

Il est temps de choisir un nouveau MIS d’impression ? 5 recommandations d’specialists

J’ai travaillé avec des systèmes ERP pendant de nombreuses années. Pendant ce temps, j’ai travaillé avec des entreprises dans tous les secteurs imaginables. Bien que j’aie été exposé à la fabrication d’arts graphiques par l’intermédiaire d’un fabricant d’enveloppes il y a plus de 15 ans, je ne connaissais vraiment pas grand-chose à l’impression jusqu’à récemment.

Depuis 2017, j’ai suivi une formation assez intense dans tout (ou du moins beaucoup) de choses liées à la fabrication d’imprimés. C’est parce que nous avons commencé à vendre un système d’impression MIS appelé PrintVis pour Enterprise Central et franchement, nous sommes submergés par la réponse.

Au cours de ma carrière, j’ai vu des choses bien et moins bien faites avec des implémentations ERP. L’ERP (plus communément appelé Print MIS dans cette industrie) est généralement une combinaison de logiciels de manufacturing, d’estimation et de comptabilité. Les bons ont également le kitting, la gestion des shares, l’intégration Web2Print, JDF et la manufacturing. Voici 5 recommandations que je peux faire pour tirer le meilleur parti de votre système Print MIS – peu importe laquelle :

1 – Estimation basée sur un modèle

Un bon Print MIS doit vous permettre d’obtenir des devis plus rapidement et avec plus de précision.

J’ai lu des études universitaires montrant que plus un devis arrive rapidement à un shopper, plus il est possible qu’une vente soit conclue. Plus d’entreprises achètent le premier devis qu’elles reçoivent que tous les autres combinés. Ceci est vraiment necessary pour un fabricant d’impression, en particulier un imprimeur industrial.

Lorsque vous n’avez pas le bon logiciel, cela se traduit par une ruée pour obtenir le devis. Le résultat, certaines citations vont être fausses par un petit pourcentage. Cela peut avoir un influence dévastateur lorsque l’erreur est dans la mauvaise route avec des quantités énormes.

En fait, ces erreurs comportent tellement de risques dans l’environnement actuel de faibles marges que la pression de la route est de prendre le temps de s’assurer que le devis est right. De même, le risque de perdre la commande est si élevé que la pression est de précipiter le devis. Vous voyez le problème !

Même les entreprises qui ont investi dans Print MIS ont du mal avec cela. En fait, nous constatons souvent une livraison de devis très lente.

Cela est souvent dû au fait que les anciens systèmes MIS n’étaient pas conçus pour la fabrication moderne d’imprimés. Impression numérique, kitting, réalisation… toutes ces exigences existent aujourd’hui et n’existaient pas vraiment il y a 20 ans.

La plupart des systèmes d’impression MIS étaient basés sur des conceptions technologiques avant que ces besoins de manufacturing n’existent. Le travail d’un estimateur devient de plus en plus difficile, devant faire des ajustements pour tenir compte des processus non pris en cost.

Il existe des logiciels d’impression MIS plus modernes (comme celui que je vends, PrintVis) qui sont construits sur des plates-formes ERP modernes. Qu’il s’agisse d’Oracle, de Microsoft Dynamics 365, d’Epicor… ces applied sciences sont plus actuelles et flexibles.

Ce problème avec les anciens systèmes MIS n’est pas propre à l’impression. Nous l’avons vu dans la fabrication d’enseignes, les ateliers de travail, la manufacturing, and many others. Une technologie ancienne qui n’a tout simplement pas suivi le rythme.

Les nouveaux systèmes MIS introduisent des moyens plus flexibles de créer des devis. Il s’agit souvent d’un ensemble de règles ou d’un modèle de produit. Dans le système PrintVis, cela s’appelle un modèlequi est une estimation prédéfinie qui ne nécessite que quelques informations pour être finalisée.

Les modèles (ou ensembles de règles ou modèles) aident vraiment tous les devis. Qu’il soit easy ou complexe, le modèle est un level de départ pour accélérer l’estimation. Des études ont montré que cette approche réduit le temps passé jusqu’à 75 %. Tout bon Print MIS devrait également augmenter la précision, en utilisant automatiquement les prix les plus récents des fournisseurs.

2 – Intégration shopper automatisée

Web2Print est au monde de l’impression ce que le commerce électronique est à la fabrication plus traditionnelle. Fondamentalement, un website Internet pour passer des commandes de produits et suivre les expéditions, les factures, and many others.

De nombreuses petites imprimantes se retrouvent avec des comptes d’entreprise, et la plupart d’entre elles préfèrent Web2Print à un bureau de commande.

Vous pouvez obtenir un Web2Print “autonome”, mais si vous intégrez le website Internet à un SIG d’impression comme Print Vis, vous aurez un gros avantage sur vos concurrents.

Une entreprise cliente choisissant entre un fournisseur avec ou sans websites Web2Print choisira presque toujours le premier.

Si vous êtes un petit fabricant d’impression commerciale et que vous disposez du bon MIS d’impression, cela peut être un énorme avantage.

Les options Web2Print ont leur place dans les petites entreprises, mais les acheteurs de grandes entreprises veulent le niveau supérieur : EDI.

L’EDI est une technologie assez avancée destinée à envoyer des données entre les systèmes ERP en envoyant des fichiers dans les deux sens sur un réseau. Peu de systèmes Print MIS le font bien. L’impression est beaucoup plus complexe que la easy commande d’une quantité d’un article customary. Vous devrez peut-être envoyer la copie pour une carte de visite, peut-être une picture, des substrats, des tailles et d’autres caractéristiques.

Les fichiers XML sont généralement utilisés pour ce sort de transfert de fichiers EDI impliquant la fabrication d’impressions. Ces fichiers texte spéciaux sont conçus pour envoyer des informations plus complexes entre les systèmes informatiques. Les fichiers XML peuvent grandement améliorer l’efficacité lorsqu’ils sont directement intégrés aux commandes.

JDF est un sort spécial de XML utilisé par la plupart des principaux fabricants et éditeurs de logiciels de l’industrie de l’impression. C’est un should pour tout système MIS que vous choisiriez.

Recherchez un système MIS prenant en cost ces trois applied sciences : vitrines Web2Print ; échange de données XML et EDI ; et enfin JDF – qui est indispensable pour un SIG avancé.

3 – Facturation prépresse récupérée

Vous voulez vous assurer que vous facturez chaque greenback potential sur le marché actuel. Un domaine où j’ai personnellement du mal à faire en sorte que le personnel signale le temps que nous devrions facturer pour les petites choses accessoires. Cela est vrai dans la fabrication d’imprimés en prépresse en particulier.

L’une des choses qui m’a impressionné à propos de PrintVis était la prise en cost de la collecte de ce temps facturable. Il aide les utilisateurs à le suivre, facilement et simplement. Il sépare également la décision de facturer ou non de l’utilisateur. Je pense que c’est la clé.

Notre personnel veut offrir le meilleur service shopper potential, et ils pensent souvent que faire des choses « gratuitement » est la même selected. Les shoppers sont plus que disposés à payer pour un travail à valeur ajoutée, et obtenir ces informations de votre SIG est essentiel pour maximiser vos marges.

Un cas typique est d’attendre un PDF prêt à imprimer et d’obtenir un tas de jpegs désordonnés et à moitié organisés avec des modifications et des notes sur un doc Phrase. Nous devons nous assurer de collecter puis de facturer le temps nécessaire pour résoudre ce problème (ou de le renvoyer au shopper pour qu’il le fasse).

Évidemment, nous voulons suivre et contrôler le temps sur les presses et la finition pour le coût des travaux. Séparer les erreurs causées par les shoppers afin que nous puissions les refacturer est tout aussi necessary. Un SIG d’impression doit permettre à un opérateur de presse de signaler les rebuts causés par différents problèmes. Les rebuts de mauvais papier doivent être facturés à un fournisseur. La ferraille d’une erreur de plaque parce qu’un shopper a oublié le bon numéro de téléphone doit également être facturée. Les entreprises les plus performantes suivent chaque écart et s’assurent qu’elles contrôlent l’ensemble du processus avec des logiciels comme PrintVis.

Soyez très clair dans vos devis aux shoppers sur le fait que les frais de prépresse et les frais liés aux erreurs seront évalués. Assurez-vous d’avoir un bon flux de travail pour intégrer le contrôle dans le système. Vos shoppers sont généralement heureux de payer pour des companies supplémentaires qui ont du sens pour eux.

Et assurez-vous que votre SIG d’impression prend en cost toute cette collecte de données !

4 – Gestion et contrôle des shares

Issu d’un milieu ERP plus “traditionnel”, je suis toujours surpris de voir à quel level la plupart des systèmes d’impression MIS gèrent mal l’inventaire. Avec Dynamics 365 Enterprise Central et la plupart des autres ERP principaux, l’inventaire est un module de base. Cela semble vraiment être une réflexion après coup dans plus de quelques systèmes MIS d’impression.

Il existe de nombreux varieties d’inventaire qui ont vraiment besoin d’être contrôlés dans la fabrication d’imprimés. Le plus évident est l’inventaire des substrats, automotive il s’agit généralement du coût matériel le plus élevé dont ils disposent. Les imprimeurs commerciaux affirment qu’ils achètent toujours à la tâche, mais la réalité est que la plupart souhaitent pouvoir faire des achats en gros pour économiser de l’argent.

Les principes de fabrication au plus juste enseignent qu’aucun inventaire disponible n’est l’environnement parfait, mais ce n’est pas très réaliste. De nombreux varieties de fabrication d’arts graphiques nécessitent que les matières premières soient en inventory.

Les entreprises qui réussissent le mieux sont en mesure de gérer les shares et de minimiser les niveaux totaux tout en maximisant la manufacturing. Un bon SIG d’impression est succesful de bien le faire.

Dans Enterprise Central (par exemple), les prévisions d’articles et les achats groupés réduisent les coûts en profitant des remises sur les prix d’achat. Vous pouvez même économiser sur les frais de transport si vous organisez mieux vos achats. Nous formons souvent les départements de planification à des achats économiquement efficaces et maximisons les income.

Les systèmes d’impression haut de gamme prennent en cost la planification des ressources matérielles comme celle que l’on trouve dans les systèmes ERP plus courants. Le MRP est un outil conçu pour optimiser le coût des shares.

5 – Données propres et systèmes modernes

Les fabricants d’arts graphiques ont vraiment besoin de données fiables et précises dans leur système pour réaliser la plupart des 4 premières recommandations. Lorsque je rencontre des entreprises à la recherche de nouveaux systèmes ERP/MIS, je vois généralement beaucoup de défis avec les données. Pour maximiser notre activité, nous devons collecter les bonnes informations, les analyser et nous assurer qu’elles sont exactes.

Les entreprises qui laissent leurs systèmes devenir incontrôlables voient d’énormes coûts supplémentaires (rappelez-vous, le temps c’est de l’argent). Les entreprises qui considèrent la upkeep des données comme un coût et non comme un investissement sont toujours à la traîne. Les meilleures entreprises prennent leur ERP ou leur système d’impression MIS et en font un avantage concurrentiel.

Des systèmes anciens et difficiles à utiliser en sont souvent la trigger. L’effort de upkeep des données est bien plus necessary que dans un système moderne. Pouvoir mettre à jour les données avec MS Excel, de manière easy et efficace, c’est ainsi que fonctionnent presque tous les systèmes modernes. La capacité d’exporter, de corriger et de synchroniser les données est essentielle.

Conclusion

Vous voulez que votre entreprise soit la meilleure potential. Si vous êtes en affaires depuis longtemps, vous savez que ce n’est pas du tout facile à faire. C’est particulièrement vrai si vous n’avez pas d’excellents outils pour travailler.

Lorsque votre système SIG existant, ancien et obsolète vous retient, il est temps de regarder quelque selected de nouveau. Assurez-vous de sélectionner un système SIG moderne qui repose sur la technologie du 21e siècle et qui durera longtemps. Évidemment, je suis un fan de PrintVis, mais il existe d’autres systèmes MIS de premier plan que vous devriez examiner.

Une fois que vous avez choisi le SIG d’impression qui vous convient, vous avez également besoin d’un wonderful partenaire pour vous aider à utiliser et à mettre en œuvre un SIG.

Si l’entreprise d’implémentation MIS/ERP ne go well with pas les méthodes d’implémentation modernes “prêtes pour le cloud” ; connaître votre industrie aussi bien que vous; apporter les meilleures pratiques à la desk; et est versatile et prêt à aider – alors vous devez chercher ailleurs.

Les consultants que vous choisissez doivent comprendre ces recommandations et d’autres et être en mesure de vous aider à les mettre en pratique, facilement et simplement.

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